Perpustakaan merupakan salah satu media pendukung dalam berbagai aspek kegiatan akademisi baik di sekolah maupun di perguruan tinggi. Keberadaan perpustakaan sangatlah penting atau bahkan mutlak dalam proses pembelajaran dan penelitian karena perpustakaan memiliki dan menyimpan berbagai sumber informasi yang sangat lengkap dan baru yang dapat dimanfaatkan guna menunjang kegiatan penelitian dan pembelajaran. Oleh karena itu sangatlah penting bagi penggunanya memiliki wawasan tentang fungs dan layanan dari perpustakaan serta tahu apa saja yang dapat dilakukan ketika berada di perpustakaan.
Civitas akademika Universitas Indonesia tentu sudah sangat mengenal dengan Perpustakaan Pusat. Berbagai macam sumber bacaan dalam menunjang pembelajaran di kampus dan riset ada di dalam Gedung The Crystal of Knowledge. Dalam mengakses nya pun sangatlah mudah, mulai dari datang langsung ke gedung perpustakaan UI, sampai dengan fasilitas perpustakaan online. Dalam salah satu Misi dari Perpustakaan UI itu sendiri sangatlah jelas yaitu meningkatkan mutu koleksi, layanan, prasarana dengan memanfaatkan teknologi terkini. Perpustakaan UI memiliki beberapa layanan yang sebaiknya diketahui oleh penggunanya, karena seperti tadi fungsi dan layanan dari perpustakaan itu sendiri sebenarnya mutlak diketahui penggunanya untuk keperluan pembelajaran, riset atu bahkan hiburan. Adapun layanan dari Perpustaaakn UI sendiri antara lain :
Layanan
Layanan kepada pengguna dibagi dalam 4 jenis layanan, yakni layanan Sirkulasi, layanan Rujukan, layanan Tugas Akhir, dan layanan Umum.
1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi mencakup beberapa layanan, yakni:
a. Registrasi keanggotaan
Persyaratan keanggotaan : http://www.lib.ui.ac.id/faq/keanggotaan
b. Peminjaman dan pengembalian koleksi
Persyaratan peminjaman : http://www.lib.ui.ac.id/faq/peminjaman-koleksi
c. Surat Keterangan Bebas Pinjam Pustaka (SKBPP)
Surat keterangan Bebas Pinjam Pustaka diberikan kepada mahasiswa sebagai bukti bahwa dia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian SKBPP dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan mahasiswa mematuhi peraturan perpustakaan. Bagi mahasiswa, SKBPP diperlukan untuk :
- Ujian akhir
- Yudisium
- Pengambilan ijazah
- Pindah studi ke universitas lain
Pengguna yang membutuhkan SKBPP menyerahkan KTM kepada pustakawan di counter sirkulasi;
Pustakawan memeriksa status keanggotaan dan pinjaman pengguna di database Perpustakaan UI.
Mahasiswa mengisi SKBPP setelah petugas menyatakan bahwa mahasiswa terbukti tidak memiliki pinjaman lagi. Setelah SKBPP diambil oleh mahasiswa, status pengguna menjadi alumni.
d. Penggunaan loker
Loker digunakan untuk menyimpan barang-barang pengguna. Merusak dan/atau menghilangkan kunci loker dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
e. Registrasi pengunjung
Pengunjung UI wajib melakukan presensi di komputer absensi di dekat pintu masuk perpustakaan dengan mengentri NPM di menu yang tersedia. Sedangkan untuk pengguna dari luar UI wajib registrasi kunjungan di counter Informasi untuk mendapatkan stiker masuk perpustakaan. Informasi lengkap tentang persyaratan kunjungan dapat dibaca di http://www.lib.ui.ac.id/content/pedoman-kebijakan-penerimaan-tamukunjungan-dan-penyelenggaraan-kegiatan-di-perpustakaan-univ
Kebijakan umum layanan sirkulasi Perpustakaan UI adalah sebagai berikut:
a) Perpustakaan Universitas Indonesia menerapkan sistem layanan terbuka (Open Access), yakni pengguna dapat mengakses langsung ke rak koleksi.
b) Layanan Sirkulasi bagian peminjaman dan pengembalian dibedakan lokasinya. Peminjaman di Lantai 2 dan pengembalian di lantai 1.
c) Maksimal jumlah bukuyang dapat dipinjam adalah :
- Program S1, Vokasi dan tenaga kependidikan : 7 eksemplar
- Program S2 dan S3 : 10 eksemplar
- Dosen : 15 eksemplar
d) Lama peminjaman buku 2 minggu dan dapat diperpanjang 2 x 2 minggu jika tidak ada pengguna lain yang memesan buku tersebut. Perpanjangan masa pinjam dapat dilakukan secara langsung di counter Sirkulasi, atau email ke cirdesk.lib@ui.ac.id Perpanjangan masa pinjam melalui email hanya dapat dilayani jika belum melewati jatuh tempo pengembalian. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan sanksi denda sesuai ketentuan yang berlaku.
e) Pengguna tidak diperkenankan melakukan transaksi peminjaman buku menggunakan KTM orang lain.
f) Jika buku yang dipinjam hilang harus diganti sesuai aslinya dan edisi terbaru. Apabila buku aslinya tidak tersedia/ tidak diterbitkan, dapat diganti dengan buku pengganti dengan subyek yang sama (atas persetujuan pustakawan). Alternatif terakhir adalah mengganti biaya pembelian buku tersebut sesuai dengan harga terbaru.
g) Masa aktif keanggotaan :
- Vokasi - 3 th
- S1 - 4 th
- Ekstensi - 2 th
- S2 - 2 th
- S3 - 3 th
- Program khusus BIPA sesuai dengan lama belajar
- Peneliti tamu, dosen tamu sesuai dengan masa penugasan (surat keterangan)
- Dosen dan staf tetap UI - 5 th (dapat diperpanjang)
- Dosen dan staf tidak tetap sesuai dengan masa kontrak
Jika sampai pada masa aktif tersebut, mahasiswa belum lulus, masa aktif keanggotaan dapat diperpanjang dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP
2. Layanan Rujukan
Layanan Rujukan adalah kegiatan untuk membantu pemustaka (pengguna) menelusur informasi dalam berbagai subjek. Tujuan layanan rujukan :
- Membantu pemustaka mendapatkan informasi untuk penelitian, pendidikan dan pengajaran, serta pengabdian masyarakat.
- Mengenalkan fasilitas, layanan dan jenis koleksi Perpustakaan UI.
- Mengenalkan sumber-sumber informasi di dalam dan luar UI.
- Memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam mengakses sumber informasi.
- Memanfaatkan secara maksimal sumber-sumber informasi baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik.
- Membantu pemustaka dalam mencari informasi secara efektif dan efisien.
- Menyelenggarakan pelatihan literasi informasi untuk sivitas akademika UI.
- Layanan rujukan melayani pemustaka baik siva UI maupun non siva UI, khusus layanan bimbingan koleksi rujukan dan pendidikan pemakai untuk siva UI.
- Pemustaka siva UI tidak dikenakan biaya.
- Pemustaka non siva UI dikenakan biaya Rp. 15.000,-/file untuk memperoleh hasil penelusuran.
- Hasil permintaan informasi diberikan paling lambat 2 x 24 jam.
- Permohonan akan layanan rujukan dapat menghubungi : refdesk.lib@ui.ac.id
3. Layanan Tugas Akhir
Setiap mahasiswa yang telah lulus wajib menyerahkan tugas akhirnya ke Perpustakaan UI, baik tercetak maupun soft copy. Sejak September tahun 2012 lalu, UI menerapkan kebijakan baru untuk penyerahan soft copy tugas akhir, yakni dengan mewajibkan mahasiswa yang lulus untuk mengunggah soft copy tugas akhir sesuai dengan ketentuan UI. Pengunggahan harus dilakukan melalui akun SIAK NG masing-masing. Informasi lengkap mengenai persyaratan penyerahan tugas akhir dapat dibaca di: http://www.lib.ui.ac.id/content/pedoman-penyerahan-tugas-akhir sedangkan untuk portal unggah dapat diakses di : http://www.lib.ui.ac.id/unggah/
4. Layanan Umum
Selain layanan rutin kepada pengguna (sirkulasi, rujukan, dan tugas akhir) Perpustakaan UI juga melayani permintaan informasi atau kunjungan dari berbagai instansi atau perorangan, antara lain: kunjungan library tour, studi banding, magang, dan PKL. Ketentuan mengenai layanan ini dapat dibaca di website : http://www.lib.ui.ac.id/content/pedoman-kebijakan-penerimaan-tamukunjungan-dan-penyelenggaraan-kegiatan-di-perpustakaan-univ
Perpustakaan adalah tempat berbagai kelompok masyarakat bertemu, berdiskusi, dan belajar bersama. Perpustakaan merupakan representasi dari keberagaman, pluralisme, danmultikultural. Karena itu penting sekali menjaga ketertiban bersama, menghargai pengguna lain, dan menghormati perbedaan yang ada. Prinsip utama etika diperpustakaan adalah saling menjaga, saling menghormati, dan saling menghargai atas dasar kepentingan bersama. Disamping itu koleksi perpustakaan sangat rentan terhadap kerusakan-kerusakan yang diakibatkan olah perilaku pengguna yang tidak tepat. Semua layanan dan fasilitas yang ada di Perpustakaan UI ditujukan untuk kepentingan pengguna, karena itu semua pengguna harus memiliki komitmen untuk menjaga, memelihara, serta mematuhi ketentuan yang ada di perpustakaan. Di Perpustakaan UI, pengguna diharapkan :
- Berpakaian sopan, rapih, dan bersih.
- Berlaku sopan, tertib, dan tidak menimbulkan keributan.
- Tidak mencoret, merobek, merusak, dan mencuri koleksi dan fasilitas yang ada.
- Menggunakan semua fasilitas yang ada dengan benar dan tepat.
- Tidak mengubah layout ruang atau tampilan screensaver semua komputer yang ada di Perpustakaan UI.
- Tidak melakukan tindakan yang dapat merusak system perpustakaan (memasukkan virus, meng-hack,dst.)
- Tidak melakukan kegiatan yang sifatnya mengganggu ketertiban, atau kegiatan berbau politik atau menyinggung SARA.
- Tidak makan dan minum di ruang koleksi atau di ruang baca. Aroma dan bekas makanan dan minuman sangat mudah mengundang binatang yang merusak koleksi.
- Mematuhi ketentuan tentang jumlah pinjaman, masa pinjam, dan sanksi yang berkaitan dengan keterlambatan pengembalian buku, pengrusakan koleksi dan fasilitas, serta penghilangan koleksi.
- Menjaga kenyamanan belajar dan menghargai sesama pengguna.